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物业管理前期筹备工作流程
1. 目的
为物业管理项目的筹建工作提供指引， 从规范机构设置、 人员编制、 规范建
设、硬件装备、公共关系建立、印鉴证
zhao 办理及开办费测算等方面，保证新
项目筹建工作顺畅、有序进行，为以后管理项目日常工作的开展打下基础。
2. 范围
适用于筹建新物业管理项目之用。
3. 职责
3.1 新项目预订入伙前六个月成立相应的物业管理项目筹建组。
3.2 物业管理项目筹建人员负责参照本工作指引，
结合新项目的实际情况制
订筹建计划并具体落实。
4. 方法和过程控制
4.1 机构设置、人员编制
4.1.1 物业管理项目筹建人员应根据《物业管理方案》确定项目的机构设置
及人员编制。
4.1.2 设置原则：根据项目经营管理的规模、复杂程度、智能配套、楼宇类
型、数量、档次、功能及设施配备、周边环境、以及发展商对物业管理服务的要
求等实际情况，本着利于统一领导、分级管理、精干高效的原则按需设置机构。
4.1.3 职责类型：物业管理项目根据专业需要，一般情况涵盖的主要职责包括：
a. 人事行政：负责人事事务操作、行政后勤、人员培训、绩效考核、资料
管理、信息管理、公关协调等内部管理工作。
b. 客户服务：负责前台接待、社区文化、装修管理、会所管理、特约服务、
投诉处理、品质监控等工作。
c. 财务管理：负责财务核算、费用收缴、经营管理等工作。
d. 保洁绿化：负责清洁消杀、绿化维护、家政服务等工作。
e. 工程维修：负责房屋本体维护、公共设施维护、工程配套完善、家政室
内维修、装修监控等工作。
f. 安全管理：负责消防安全、车场管理、小区内公共区域治安防范、出入口管理等工作。
g. 物业管理项目筹建人员应综合考虑项目的业务需求及成本状况，必要时可合并或调整部分岗位的职能，发挥机构及人员的最大功效。
4.1.4 职务类型： 物业管理项目的职务设置应根据人员编制的多少及项目管理的复杂程度来配置，基本上包括
3 个层次：
a. 决策层：包括项目经理、经理助理等，对项目负全面责任，负责对下属
人员进行指导和管理，并承担重大问题的处理和决策责任。
b. 管理层：包括项目各职能、技术、业务主管部门或人员等，负责在各自职能范围内支持和指挥下属人员及协助领导工作。适用于物业管理规模较大、 种类较繁、专业服务组较多的物业管理项目。
c. 操作层：包括业务主办、具体操作人员等，负责具体事务的操作和制度执行。
d. 对于新建的、物业管理业务量较小的项目， 通常采用直线式的两层次 （决
策层和操作层）的组织架构形式，此时，决策层集决策和管理为一体。
4.1.5 组织架构：
图中所示各岗位、职务名称可以根据项目实际情况及业务需要进行增删和调整。
4.1.6 定编程序：
a.根据市场水平确定项目的物业管理费标准，以此为基础制订管理预算及服务方
案，确定人力成本构成。
b.人力成本占总预算的比例建议控制在
50％以内，具体构成如下：
c根据人力成本构成，结合项目实际情况，分配项目各岗位的人员编制。
d.不同类型项目人均管理面积建议如下：
4.1.7 定编要求：
a.按需定编：物业管理岗位设置类别、场所、定编人数着重要符合现场需求。常
见业务岗定编要求如下：
i)安全岗的定编应综合考虑小区特点：如出入口的多少、小区智能化程度、小区
是封闭管理还是开放式管理、小区周边的治安状况等因素。常见岗位归纳如下：
ii)保洁岗的定编应根据物业类型、物业档次的定位等进行综合考虑，常见岗位划
分如下：
iii)绿化岗的定编应根据绿化面积及园林复杂程度，其工作内容可包括浇水、 施肥、
拔杂草、修剪、消杀、绿化带卫生、补苗等，一般按人均养护面积约4000 平方
米分配人员。
iv)维修技术岗的定编应根据项目配套设施、设备的数量和复杂程度、住户室内维
修、装修需求多少综合进行考虑。
b.合并满负：本着节省人力成本的角度出发，提倡岗位一专多能、分工不分家的模式，各编制员工工作量应尽可能饱满、效率高。常见案例：
i)根据项目结构特点，行人及车辆出入口往往彼此相连，可以考虑合并门岗和车场门岗；
ii)控制中心往往兼负消防控制职能，可以考虑与消防中心合并；
iii)高层楼宇或封闭苑落可以考虑在大门或苑落大堂处设置形象岗，兼负形象、安
全、客服等职能；
iv)物业管理不同阶段对人员编制的要求不一样：集中入住期、 装修、返修高峰期，
工作量大，人员定编相对较高（可考虑从其它项目调配或临时借调人员），物业
日常管理阶段，则应考虑合并满负、优化整合。
c.按价定质：即价格决定服务品质，各岗位员工的作息时间、工作频次、服务标
准应严格按照委托合同内容及管理费收费标准制定，防止服务过剩， 人力成本相
应增加。
d.按量定编：根据确定的岗位工作量（包括作息时间、工作频次、服务标准等）
分配人员编制。 部分岗位的工作量需实地测试， 并定期进行工作量评估， 适时对
部分岗位进行合并满负。
e.合法定编：人员定编操作不得违反国家及当地劳动法规规定。
4.2 招聘培训
4.2.1 物业管理项目筹建人员应根据审定的项目组织架构、人员编制、岗位需求，开
展相应的人员招聘工作， 并确保各岗位、 各专业人员按期到位， 到位期限建议如
下：
4.2.2 物业管理项目筹建人员应负责组织对新到岗人员的入职培训工作，确保其了解
公司企业文化、规章制度，熟悉岗位工作内容、专业技能、服务礼仪，满足公司
对其上岗的要求。
4.3 规范建设
4.3.1 物业管理项目筹建人员应负责根据业务需要完成项目各项规章制度的起草、编
制，包括：
a. 公司行政制度汇编、人事操作、财务管理制度等。
b. 项目组织架构、岗位职责等。
c. 项目内部运作制度等。
4.3.2 物业管理项目筹建人员应根据项目新增业务、设施及其它情况负责相关作业指
导、支持性文件的补充编写， 完成项目质量管理运作体系的搭建。 完整的质量管
理作业指导体系应包括：
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